Le règlement intérieur a pour objet de préciser les statuts de l’association ZAP’L D’AIR sise chez :

Patricia Scheibling : 5 rue du Chemin des Femmes, 91300 Massy

Les membres

Admission

Les personnes désirant adhérer devront remplir un bulletin d’inscription.

Pour les mineurs de moins de 16 ans, ce bulletin est rempli par le représentant légal.

Cette demande doit être acceptée par le bureau.

Les statuts et le règlement intérieur mis à jour sont remis à chaque nouvel adhérent.

Cotisation 

Les membres adhérents doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé annuellement par le bureau.

La cotisation annuelle doit être versée dans son intégralité, à l’inscription, en un ou plusieurs chèques.

Le 1er chèque sera encaissé en octobre.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. En cas de démission ou d’exclusion, il ne saurait être exigé un remboursement en cours d’année ( art.7 des statuts).

Exclusion

Conformément à l’article 7 des statuts, un membre peut être exclu pour les motifs suivants :

  • non respect des statuts et du règlement intérieur,
  • comportement dangereux et/ou non conforme à l’éthique de l’association,
  • propos désobligeants envers les autres membres……..etc

Le membre sera convoqué par lettre recommandée avec AR. Après étude des explications écrites du membre contre lequel la procédure d’exclusion est engagée, le bureau se prononcera.

Le membre concerné pourra se faire assister par un autre membre de son choix.

Démission

Conformément à l’article 7 des statuts, le membre démissionnaire devra adresser par courrier, sa décision au bureau.

Le membre n’ayant pas réglé sa cotisation annuelle dans un délai d’un mois à compter de la date d’inscription sera considéré comme démissionnaire.

Le fonctionnement de l’association

Interdiction de fumer dans les locaux.

Interdiction d’introduire des boissons alcoolisées dans les locaux sauf pour des manifestations ponctuelles.

Le bureau de l’association

Le bureau d’une association est son organe exécutif.

À ce titre, le bureau est chargé de rendre effectives les décisions prises lors des Assemblées Générales.

Le bureau n’a pas de réelle valeur juridique. Mais un certain nombre d’usages et de bonnes pratiques entourent son mode de fonctionnement.

Les missions confiées aux membres du bureau sont les suivantes :

  • mettre en œuvre les délibérations des Assemblées Générales,
  • assurer les opérations de gestion courante,
  • faire respecter le règlement intérieur de l’association,
  • veiller au respect des engagements statutaires,
  • faire le lien entre les différents acteurs et partenaires de l’association.

Le bureau d’une association est traditionnellement composé de 3 membres :

  • le Président,
  • le Trésorier,
  • le Secrétaire.

Chaque poste pourra être épaulé par des membres adjoints.

Tous les membres du bureau, titulaires ou adjoints, sont élus lors de l’Assemblée Générale.

Le rôle de Président(e)

Elle/Il assure la représentation légale de l’association.

Elle/Il ne peut décider seul(e) des actions susceptibles d’engager la responsabilité de l’association.

Ses missions sont

  • la référente de la chorale auprès des divers organismes nécessaires à son bon fonctionnement,
  • la rencontre avec les élus, la participation aux différentes sollicitations de la Mairie (réunions, informations aux associations……),
  • l’établissement des conventions d’occupation de la salle pour l’année, pour les concerts, ainsi que pour les besoins ponctuels de lieu d’accueil,
  • la validation du budget prévisionnel, en particulier pour le montant des subventions à demander,
  • les relations avec la banque : nous avons choisi, jusqu’ici, que la présidente se charge de la remise en banque, d’établir les virements nécessaires,
  • les relations avec le Chèque Emploi Associatif (CEA) : nous avons choisi, jusqu’ici, que la présidente se charge d’établir la feuille de paye du chef de chœur ainsi que de faire toutes les démarches nécessaires auprès de cet organisme,
  • l’écoute des membres du bureau ainsi que celle des adhérents.

Le rôle de Trésorier(e)

La Trésorière / Le Trésorier s’occupe de la gestion financière et veille à l’équilibre des comptes.

Elle / Il travaille en étroite collaboration avec le bureau pour toute décision qui engage les finances de la chorale.

Ses missions sont

  • l’enregistrement de tous les flux financiers dans un cahier de trésorerie.

Les pièces comptables (bordereaux, factures, talon de chèques…) de chaque mouvement sont classées par ordre de date et numérotées.

Ces informations sont enregistrées dans le cahier en ajoutant le numéro du plan comptable qui permet de classifier chaque mouvement.

(Le plan comptable est une réglementation de normalisation qui détermine le type de mouvement – salaire, charges, subvention… Ce document est à disposition.)

  • la constitution du compte d’exploitation de l’exercice à clôturer (compte de résultat) et sa présentation lors de l’Assemblée Générale pour soumission au vote des adhérents.

C’est une analyse financière de l’ensemble des charges et des produits effectués dans l’année.

  • l’établissement du budget prévisionnel de l’exercice suivant qui lui donnera son cadre financier ; il est également présenté lors de l’Assemblée Générale pour soumission au vote des adhérents.

Pour ce faire, le trésorier s’appuie sur le cahier de trésorerie.

Le cahier et tous les justificatifs adjoints constituent des archives qui peuvent

  • être contrôlées par toutes les administrations habilitées telles que l’URSSAF, le fisc, etc…
  • être demandées par les autorités territoriales telles que la Mairie, en cas de subvention.

Le rôle de Secrétaire

La / Le Secrétaire assure la gestion administrative de l’association, et veille à son bon fonctionnement matériel, administratif et juridique.

Elle / Il est en étroite collaboration avec le bureau pour assurer la communication avec les membres de l’association ainsi que vers les organismes administratifs.

Ses missions sont

  • la gestion des membres de l’association : liste des membres établie sur la base des adhésions (Nom, Prénom, adresse mail, numéro de téléphone) ; la liste est ensuite transmise aux autres membres du bureau,
  • à chaque séance, le comptage des participants, l’envoi par mail du résumé de la séance et les communications sur les évènements à venir,
  • l’information de dernière minute à diffuser auprès des membres (absence imprévue du Chef de Chœur, par exemple),
  • la convocation pour l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extra-ordinaire,
  • l’appel à candidature afin de pourvoir à un poste vacant suite à démission, départ ou autre,
  • la rédaction du compte-rendu de l’Assemblée Générale qui servira
    • lors des demandes de subvention (municipale ou du Conseil Général) et sera joint au Compte de Résultats et au Budget prévisionnel,
    • lors des changements de constitution du Bureau (déclaration de la modification auprès de la Préfecture, de la Banque, etc.).
  • la rédaction de documents attendus par les organismes et administrations.

Les Assemblées générales ordinaire et extraordinaire

Selon les statuts, tous les ans et sur convocation, les membres de l’association se réunissent en assemblée générale ordinaire.

Le compte de résultats et le budget prévisionnel sont soumis aux votes des membres.

Ils élisent également les membres du bureau.

Conditions de candidature au poste de membre du bureau :

  • être majeur et membre de l’association depuis 3 mois,
  • être à jour de sa cotisation.

En cas de situation exceptionnelle, une assemblée générale exceptionnelle peut se réunir conformément à l’article 12 des statuts de l’association.

L’intervenant

L’intervenant appointé peut être invité par le ou la président(e) à assister aux réunions de bureau, ou à être entendu pour exposer les problèmes techniques et pratiques qu’il désire voir étudier. Il n’a qu’une voix consultative dans les décisions du bureau.

Le salaire qu’il reçoit est fixé par le bureau dans le cadre du budget de l’association.